Klauzula informacyjna Energa Wind Service Sp. z o.o. o zasadach przetwarzania danych osobowych dla pracowników, współpracowników kontrahenta oraz pracowników i współpracowników podwykonawców kontrahenta, którzy są osobami wyznaczonymi do realizacji przedmiotu umowy

 

Zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (zwane dalej RODO) informujemy, że:

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych (ADO) jest: Energa Wind Service Sp. z o.o., z siedzibą przy al. Grunwaldzkiej 472, 80-309 Gdańsk, wpisana do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000977368 (dalej zwana EWS).
2. Nasze dane kontaktowe to: adres do korespondencji: 83-000 Pruszcz Gdański, ul. Grunwaldzka 42a, e-mail: lbw1@energa.pl.
3. Z inspektorem ochrony danych można skontaktować się pod adresem e-mail: iod.windservice@energa.pl lub pisemnie na adres korespondencyjny Energa Wind Service.
4. EWS otrzymała Pani/Pana dane osobowe od podmiotu gospodarczego, z którym współpracuje na podstawie zawartej umowy lub który ubiega się o udzielenie zamówienia (dalej zwane Umowa), pozyskała je z ogólnie dostępnych baz danych, z Internetu lub bezpośrednio od Pani/Pana.
5. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą w związku z zawarciem i realizacją Umowy
   w następujących celach:

a. podjęcia działań przed zawarciem umowy,

b. potwierdzenia posiadanych uprawnień osób wskazanych do reprezentacji,

c. zawarcia i realizacji umowy w tym m.in.: ustalenia/potwierdzenia uprawnień lub kwalifikacji do wykonywania/realizacji zapisów Umowy,

d. raportowania, kontroli wykonywania Umowy i jej rozliczenia,

e. utrzymywania kontaktów służbowych i wymiany korespondencji,

f. zachowania zasad poufności,

g. przesyłania i archiwizacji dokumentacji,

h. zapewnienie bezpieczeństwa osób i ochrony mienia,

i. ustalania i dochodzenia roszczeń i odszkodowań, obrona przed ewentualnymi roszczeniami,

j. wypełnienia obowiązków nałożonych na EWS przez przepisy prawa.

6. Podstawą przetwarzania danych osobowych jest:

a. art. 6 ust. 1 lit. b RODO – w celu podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy lub do zawarcia umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą (dotyczy osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą, które samodzielnie złożą dokumenty w ramach postępowanie o udzielenie zamówienia),

b. art. 6 ust 1 lit. c RODO – w celu wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na EWS na podstawie obowiązujących przepisów prawa, w tym m.in. przepisów podatkowych, ustawy o rachunkowości, ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (dotyczy członków organów statutowych lub pełnomocników), rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) w sprawie nadużyć na rynku, przepisów o dostępie do informacji publicznej, przepisów służących ochronie życia i zdrowia lub służących ochronie środowiska,

c. art. 6 ust. 1 lit. f RODO – w celu realizacji prawnie uzasadnionych interesów administratora lub strony trzeciej oraz w celu realizacji przedmiotu Umowy. Prawnie uzasadnionym interesem Energa Wind Service Sp. z o.o.  jest m.in. dochodzenie roszczeń wynikających z przepisów prawa, stosowanie wewnętrznych procedur nadzoru zgodności z prawem, zapewnienia ochrony osób i mienia, realizacja uprawnień podmiotu dominującego w grupach kapitałowych, wywiązanie się z postanowień umowy.

7. Zakres danych osobowych przetwarzanych przez EWS w związku z zawarciem, realizacją
   i rozliczeniem Umowy:

a. dane identyfikacyjne (imię i nazwisko): członków organów, przedstawicieli, pełnomocników, pracowników Kontrahenta, wykonawcy, podwykonawcy i innych osób wskazanych w dokumentach składanych w związku z zawarciem Umowy oraz w trakcie realizacji Umowy,

b. dane osób wymienionych w ppkt. a powyżej zawarte w ogólnie dostępnych bazach danych np. KRS,

c. dane osób wymienionych w ppkt. a powyżej zawarte w zaświadczeniu z Krajowego Rejestru Karnego, jeżeli przedstawiciel/pełnomocnik Kontrahenta, na podstawie powszechnie obowiązujących przepisów prawa, zobowiązany jest do przedstawienia (złożenia) takiego zaświadczenia,

d. dane identyfikacyjne (w tym numer PESEL) i adresowe pełnomocników Kontrahenta, wykonawcy i podwykonawcy zawarte w treści pełnomocnictwa,

e. dane teleadresowe (służbowy adres e-mail, służbowy numer telefonu, stanowisko lub pełniona funkcja) ww. osób, jeżeli jest to niezbędne w procesie zawierania i realizacji Umowy lub wynika z zapisów Umowy,

f. dane o uprawnieniach zawodowych i kwalifikacjach, o ile z Umowy wynika obowiązek podania tych danych.

8. Odbiorcami danych osobowych mogą zostać:

a. organy i podmioty publiczne uprawnione do uzyskania danych na podstawie obowiązujących przepisów prawa, np. sądy, organy ścigania, instytucje państwowe, podmioty upoważnione do prowadzenia kontroli, gdy wystąpią z żądaniem udostępnienia danych w oparciu o stosowną podstawę prawną,

b. Podmiot Dominujący w Grupie Orlen oraz inne podmioty z Grupy Orlen, w tym Energa S.A. i podmioty Grupy Energa, w celu wykonywania posiadanych uprawnień lub realizacji umów wiążących EWS i te podmioty,

c. podmioty dostarczające korespondencję,

d. podmioty wykonujące usługi niszczenia i archiwizacji dokumentacji,

e. podmioty świadczące usługi doradztwa prawnego oraz w zakresie spraw sądowych,

f. audytorzy zewnętrzni, biegli rewidenci i doradcy podatkowi,

g. uprawnione instytucje finansowe np. banki realizujące transakcje, firmy ubezpieczeniowe,

h. podmioty świadczące usługi serwisu i obsługi technicznej urządzeń wykorzystywanych przez EWS,

i. podmioty świadczące usługi informatyczne w zakresie wsparcia i utrzymania systemów wykorzystywanych do przetwarzania danych osobowych przez EWS, w tym poczty elektronicznej.

EWS może powierzyć dane osobowe dostawcom usług lub produktów działającym na jego rzecz na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych, wymagając od takich podmiotów wykonywania czynności na udokumentowane polecenie EWS, pod warunkiem zachowania poufności i zapewnienia ochrony prywatności oraz bezpieczeństwa powierzonych danych osobowych na poziomie nie niższym niż EWS.

9. Dane osobowe nie będą przekazywane do państw trzecich.
10. Dane osobowe będą przetwarzane przez okres niezbędny do realizacji celów przetwarzania wskazanych w pkt. 5 lub do chwili pozytywnego rozpatrzenia wniesionego przez Panią/Pana sprzeciwu wobec przetwarzania danych.
11. Okres, przez który dane osobowe będą przetwarzane wyznaczany będzie m.in. w oparciu o następujące kryteria:

a. czas niezbędny do utrzymywania z Panią/Panem kontaktów służbowych związanych z zawieraniem i realizacją Umowy,

b. termin realizacji i rozliczenia Umowy,

c. termin wypełniania obowiązków prawnych ciążących na EWS na podstawie obowiązujących przepisów prawa,

d. okres archiwizacji dokumentacji dotyczącej realizacji Umowy,

e. czas niezbędny do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń wynikających z przepisów prawa.

12. W wyniku przetwarzania danych osobowych, decyzje dotyczące Pani/Pana nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany.
13. Osoba, której dotyczą dane posiada prawo do:

a. dostępu do danych osobowych jej dotyczących i żądania ich kopii, z uwzględnieniem faktu, że EWS może żądać od osoby, której dane dotyczą, wskazania dodatkowych informacji mających na celu sprecyzowanie żądania,

b. sprostowania lub uzupełnienia jej danych osobowych,

c. żądania od EWS ograniczenia przetwarzania danych osobowych, przy czym przepisy odrębne mogą wyłączyć możliwość skorzystania z tego prawa, w tym m.in. w przypadkach, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO (prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego),

d. usunięcia danych osobowych, jeżeli nie następują przesłanki wyłączające, wskazane w art. 17 ust. 3 RODO,

e. złożenia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych,

Z uprawnień mogą Państwo skorzystać kontaktując się z EWS.

Przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, na przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych, na adres: Urząd Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa lub formie elektronicznej. Szczegółowe informacje dotyczące składania skarg są dostępne na stronie internetowej urzędu www.uodo.gov.pl w zakładce „Skargi”.